Elektronikus aláírás a tűzvédelemben
Elfelejthető a posta vagy a plusz út az üzemeltetőhöz a dokumentumok átadása miatt.
A járványügyi veszélyhelyzet kapcsán előtérbe kerülnek azok a megoldások, amelyek csökkentik a személyes kontaktust. A tűzvédelemben az üzemeltetői ellenőrzésnél van nagyon korlátozott lehetőség a személyes jelenlétet automatikus ellenőrző rendszerrel kiváltani, inkább a dokumentálás terén lehet a technika fejlődését kihasználni.
A minősített tanúsítványon alapuló elektronikus aláírással és időbélyegzővel ellátott dokumentum a magyar jogrendszerben teljes bizonyító erejű magánokiratnak minősül. Ha a tűzvédelmi szolgáltató és az üzemeltető egyaránt rendelkezik elektronikus aláírással, az üzemeltetői ellenőrzésről, felülvizsgálatról, karbantartásról kiállított üzemeltetési naplót nem szükséges kinyomtatni. A napló kiállítója elektronikusan aláírja, az átvételt pedig ugyanazon a dokumentumon az üzemeltető a szintén időbélyegzővel ellátott elektronikus aláírásával igazolja. Ez az Országos Tűzvédelmi Szabályzatról szóló 54/2014. (XII. 5.) BM rendeletnek teljes mértékben megfelel.
Elektronikus aláírással a szerződéskötés is lényegesen egyszerűbb, valamint a Tűzvédelmi Szabályzathoz, Tűzvédelmi Házirendhez is alkalmazható, hiszen a készítője és a kiadója egyaránt alá tudja elektronikusan írni ugyanazt a fájlt. Ezzel kiiktatható a posta vagy az üzemeltetővel történő személyes találkozás, ami egyszerűbb és gyorsabb ügyintézést eredményez.
Az üzemeltető oldaláról jelentős könnyítés, hogy az archiválás elektronikus úton szkennelés nélkül meg tud valósulni, illetőleg a tűzvédelmi szolgáltatónak is lesz belőle olyan példánya, amin az átvétel igazolva van, és ez már teljesítésigazolásnak is betudható. A tűzvédelemben rendkívül sok papír keletkezik, ezek tárolása pedig helyigényes, a visszakereshetőség nehézkes. Az elektronikus archiválás lényegesen egyszerűbb, de a biztonsági mentésről nem szabad megfeledkezni.
Eltérő szolgáltatási csomagok
A szolgáltatás kiválasztásánál érdemes figyelemmel lenni arra, hogy minősített elektronikus aláírás legyen (a fokozott biztonságú nem elegendő), valamint az időbélyegzőt mekkora számban és milyen korlátozással (pl.: havi keret) tartalmazza a csomag ára.
Két típusú aláírás közül kell választani, az egyik a személyes, a másik az üzleti aláírás. Előbbi nem csupán adott céggel kapcsolatos dokumentumok aláírására való, mert kizárólag természetes személyhez köthető. Az üzleti aláírás esetén a cégnév is belekerül az aláírásba. Ezt akkor érdemes választani, ha az üzemeltető vagy a tűzvédelmi szolgáltató egy alkalmazottjának rendel, és állja a költségeket. Létezik még a bélyegző tanúsítvány, de azzal önmagában semmire sem lehet menni, mert csak a cég adatait tartalmazza.
Dönteni kell arról is, hogy aláíráskor az azonosítás milyen eszközzel (pl. kártyaolvasóval) történjen. Van olyan szolgáltató, ahol webes felületen lehet aláírni a feltöltött fájlt, itt plusz szolgáltatások is élvezhetők, de a rendszer fizetési meghagyásos eljárások indítására nem alkalmazható, és az aláírandó fájl méretét is korlátozzák.
Megéri?
Ha figyelembe vesszük a dokumentálás során a nyomtatási költséget, a postaköltséget vagy éppen a személyes találkozóhoz szükséges időt, akkor az látható, az elektronikus aláírás éves díja nem olyan mértékű, hogy ne érné meg az alkalmazása.
